2020重庆专升本计算机基础40
§10 数据库管理
一、数据清单
为了对工作表中的数据进行查询、排序和筛选，Excel 97可以把工作表中的一个连续的数据区域当作数据库来处理，这一数据区域称为数据清单：
1、数据清单的第一行应有列标题，此标题相当于数据库中的字段名，而每一列相当于字段。
2、每一行相当于数据库中的一个记录。
3、同一列的所有单元格的数据格式应一致。
4、数据清单中不要有空行或空列。
5、为了方便数据的处理，最好每张工作表只放一个数据清单。
二、记录单的使用
可以使用记录单对数据清单中的数据进行查询、编辑、删除、增加和筛选：
1、记录单的进入：“数据→记录单”
2、查看记录：记录单对话框中显示的是第一条记录的内容，单击“下一条”可查看其它记录。
3、删除记录：单击“删除”。
4、添加记录： “新建 ”→逐个字段输入内容 。
5、编辑记录：直接在相应的字段文本框中修改。
6、查询记录：“条件” →逐个输入关键字段的条件→“下一个”
1.主要关键字为：根据哪个条件去排序，次要关键字为当主要关键字的数值相等时根据次要条件在相等的数据之间排序，第三关键字同次要关键字
三、数据排序
对数据清单中的数据进行排序时，首先要确定关键字段，最多可以有三个关键字;先根据主要关键字排序，当主要关键字的数值相等时次要关键字来排序，次要关键字的数值相等则根据第三关键字。其次要确定按升序(从小到大)还是降序(从小到大)排序。对字母或汉字，按代码大小排序。
1、操作步骤：
选择要排序的数据区域→数据→排序→输入或选择关键字→ 选择“递增”或“递减”;选择有无标题行→确定
2、有无标题行：当选择排序清单时若把标题行也选在内，则有标题行时自动看作标题处理，若选择无标题行则把选择在内的标题行作为数据处理，也进行排序。
3、当排序没有按预定方式进行时，可选择“编辑→撤消排序”命令取消。
4、可使用常用工具栏的“升序”或“降序”按钮以第一列为关键字排序。
四、数据的筛选
1、自动筛选
1)单击数据清单中任何一个单元格。
2)选择“数据→筛选→自动筛选”
3)单击要作为筛选条件的字段名右边的下拉按钮(灰色小三角形)，在列表中选择“自定义”
4)输入筛选条件
5)确定
2、恢复全部显示：数据→筛选→全部显示
3、取消自动筛选：数据→筛选→自动筛选
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